Vorbei sind die Zeiten, in denen interne Kommunikation sich auf Sharepoint und Excel beschränkte. Heutzutage bieten spezialisierte Software, Plattformen und Tools enorme Erleichterungen für Kommunikationsabteilungen in Großunternehmen. Aber Stopp: Die Vielfalt kann überwältigend sein. Mit unserem InCom-Tech-Map bauen wir einen Überblick auf.

Die digitale Transformation schreitet unbarmherzig voran, doch viele Kommunikationsabteilungen hinken noch hinterher. Leider funktioniert moderne interne Kommunikation einfach nicht mehr ohne moderne Technologie. 

Wir verstehen aber, dass es auch schwierig sein kann, den richtigen Toolstack aufzubauen. Jedes Unternehmen ist anders und jeder hat andere Bedürfnisse, was etwa agile Planung, Contenterstellung oder Analytics angeht. Die schiere Menge an Möglichkeiten ist erschlagend, oft ist es schwer ersichtlich, ob Integrationen möglich sind – also ob Daten und Infos aus einem Tool problemlos ins andere wandern können. Und es gibt zu wenig Übersichten und Vergleiche abseits der Selbstdarstellungen der Anbieter.

Mit unserer InCom-Tech-Map für die interne Kommunikation wollen wir euch einen Überblick verschaffen und erste Fingerzeige bieten, in welche Richtung ihr als Erstes vorstoßen solltet. Den Schwerpunkt unserer Betrachtungen legen wir dabei auf Employee-Engagement-Plattformen (früher hat man mal Intranet gesagt), da sie immer im Zentrum der internen Kommunikation stehen sollten. 

Übersicht der verschiedenen Tool-Kategorien

• Employee Engagement

• Redaktionsplanung

• Content Creation

• Analytics

• Direkte Kommunikation

• Dokumentenmanagement und Wissensdatenbanken

• KI-Assistenten

• Feedback & Umfragen

Unser klares Ziel ist es, diese Liste fortlaufend zu ergänzen und auf dem Laufenden zu halten. Unsere persönlichen Lieblingstools sind mit einem ⭐ markiert – wir empfehlen euch in jedem Fall vor der Auswahl aber eine kostenlose Beratung bei uns oder einem anderen Partner eures Vertrauens.

Solltet ihr ein gutes Tool kennen oder selbst eines entwickelt haben, lasst uns daran teilhaben! Wir erweitern diese Liste gerne mit eurer Lösung.

Hinweis: Uns ist Transparenz wichtig. Daher wollen wir hier deutlich machen, dass wir mit einigen der Tools, die wir hier empfehlen, partnerschaftlich und/oder freundschaftlich verbunden sind. Dies ist an den entsprechenden Stellen gekennzeichnet. Grundsätzlich steht bei uns aber immer die Sinnhaftigkeit eines Tools bei einer Empfehlung an erster Stelle.

Employee-Engagement-Plattformen

Hintergrund

Employee-Engagement-Plattformen sind fortschrittliche Tools, die oft klassische Intranets ersetzen oder erweitern, indem sie Mitarbeiterkommunikation, Feedback und Anerkennung auf eine moderne und ansprechende Weise zusammenbringen.

Funktionen

Employee-Engagement-Plattformen steigern die Beteiligung der Mitarbeitenden, indem sie personalisierte Inhalte bereitstellen, Umfragen ermöglichen und ein Gemeinschaftsgefühl innerhalb dieser intuitiven Plattformen fördern. Durch Funktionen wie Chatgruppen und soziale Netzwerkelemente kann eine lebendige und vernetzte Unternehmenskultur geschaffen werden, in der jeder Mitarbeitende ermunternd werden soll, seine Ideen und Meinungen zu teilen.

Übersicht der Employee-Engagement-Plattformen 

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Redaktionsplanung

Hintergrund

Redaktionsplanungstools sind spezialisierte Softwarelösungen, die darauf ausgerichtet sind, die Planung, Koordination und Veröffentlichung von Inhalten in Unternehmen zu optimieren. Sie bieten eine zentrale Plattform, um Redaktionskalender zu verwalten, was besonders in Kommunikationsabteilungen und bei Content-Teams von großem Nutzen ist. Der Einsatz solcher Tools ist von Vorteil, da er eine verbesserte Übersichtlichkeit und Effizienz in der Inhaltsproduktion ermöglicht, was zu einer konsistenteren und wirkungsvolleren Unternehmenskommunikation führt.

Funktionen

Diese Tools ermöglichen eine strukturierte Planung und Übersicht über Inhalte, Termine und Verantwortlichkeiten. Sie unterstützen bei der Koordination von Themen, Fristen und Veröffentlichungskanälen und bieten Funktionen wie Workflow-Management, Aufgabenverteilung und Fortschrittsüberwachung. Viele Redaktionsplanungstools integrieren auch Funktionen zur Zusammenarbeit im Team, wie gemeinsames Bearbeiten, Kommentieren und Freigeben von Dokumenten. Sie ermöglichen es, Inhalte konsistent und termingerecht über diverse Kanäle hinweg zu veröffentlichen und tragen somit zur Aufrechterhaltung einer starken und kohärenten Unternehmenskommunikation bei.

Übersicht der Redaktionsplanungstools

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Content-Creation-Tools für die interne Kommunikation

Hintergrund

Content-Creation-Tools sind speziell entwickelte Softwarelösungen, die darauf ausgerichtet sind, die Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Inhalten für die interne Kommunikation zu vereinfachen. Sie ermöglichen es Kommunikationsteams, ansprechende und informative Inhalte effizient zu gestalten, um Mitarbeiter zu informieren, zu schulen und zu engagieren.

Funktionen

Diese Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen für die Erstellung von Multimedia-Inhalten, einschließlich Textverarbeitung, Grafikdesign, Videoerstellung und -bearbeitung sowie Podcast-Produktion. Sie unterstützen bei der konsistenten Markengestaltung, erleichtern die Zusammenarbeit in Teams und ermöglichen eine zielgerichtete und segmentierte Verteilung von Inhalten. Durch benutzerfreundliche Schnittstellen und Templates ermöglichen sie auch Nicht-Experten die Erstellung professioneller Inhalte, was die Flexibilität und Kreativität in der internen Kommunikation fördert.

Übersicht der Content-Creation-Tools für die interne Kommunikation

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Analytics-Tools

Hintergrund

Analytics-Tools sind fortgeschrittene Softwarelösungen, die in Unternehmenssysteme integriert werden können, um Datenanalyse und -auswertung über verschiedene Plattformen hinweg zu ermöglichen.

Funktionen

Diese Tools sind essenziell, um zu analysieren, wie Informationen in einem Unternehmen verbreitet werden. Sie identifizieren Kommunikationsengpässe und -erfolgsmuster, messen die Interaktion der Mitarbeitenden und bewerten die Wirksamkeit interner Mitteilungen und Kampagnen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen es Kommunikationsabteilungen, zielgerichtete Strategien zu entwickeln, die auf konkreten Daten basieren.

Übersicht der Analytics-Tools für die interne Kommunikation

(für Details bitte jeweils die Ausklapper nutzen)

Direkte interne Kommunikation

Hintergrund

Internal Communication & Messaging Apps sowie Video-Communication-Plattformen sind darauf ausgelegt, die interne Kommunikation in Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Sie bieten Plattformen für Echtzeitkommunikation und ergänzen oder ersetzen herkömmliche E-Mail-Kommunikation und physische Meetings. Diese Tools sind besonders wichtig für die Unterstützung von Remote Work und verteilten Teams, indem sie eine visuelle und interaktive Art der Kommunikation bieten.

Funktionen

Diese Anwendungen und Plattformen fördern eine direkte und unkomplizierte Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen. Zu ihren Funktionen gehören Instant Messaging, Gruppenchats, Sprach- und Videotelefonie, Dateifreigabe, Videoanrufe, Gruppenkonferenzen und Webinare. Sie unterstützen Bildschirmfreigabe, virtuelle Hintergründe und integrierte Chatfunktionen und ermöglichen es Mitarbeitenden, sich unabhängig von ihrem Standort zu verbinden und zusammenzuarbeiten.

Übersicht der Apps für die direkte interne Kommunikation

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Dokumentenmanagement und Wissensdatenbanken

Hintergrund

Dokumentenmanagement-Systeme und Wissensdatenbanken optimieren die Organisation, Speicherung und den Zugriff auf Unternehmensdokumente und Wissen. Sie erleichtern das Management von Dokumenten und Informationen, die für die tägliche Arbeit und Entscheidungsfindung innerhalb eines Unternehmens notwendig sind.

Funktionen

Diese Systeme ermöglichen es, Dokumente sicher zu speichern, zu verwalten und zu teilen. Sie unterstützen die Versionskontrolle, gewährleisten die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und erleichtern die Suche und Wiederfindung von Informationen. Wissensdatenbanken bieten eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, um schnell Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden, Best Practices zu teilen und auf wichtige Ressourcen zuzugreifen. Durch die Integration von Suchfunktionen und Kategorisierungswerkzeugen wird sichergestellt, dass relevante Informationen leicht auffindbar und zugänglich sind.

Übersicht der Dokumentenmanagement-Systeme und Wissensdatenbanken

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KI-Assistenten

Hintergrund

KI-Assistenten, die in Unternehmenssysteme integriert werden können, nutzen künstliche Intelligenz, um automatisierte, personalisierte Kommunikation zu ermöglichen. Sie steigern die Effizienz interner Prozesse durch die Beantwortung häufiger Fragen und Automatisierung von Aufgaben.

Funktionen

Diese Chatbots verstehen und verarbeiten natürliche Sprache, um Mitarbeitenden zeitnah und präzise Antworten zu liefern. Sie können in verschiedene interne Systeme integriert werden, um Informationen wie Unternehmensrichtlinien, Handbücher oder IT-Support zu liefern. Weiterhin helfen sie bei der Terminplanung, der Verwaltung von Arbeitsaufgaben und können sogar personalisierte Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten. Ihr Einsatz führt zu einer Entlastung der Mitarbeitenden von routinemäßigen Anfragen und ermöglicht es ihnen, sich auf komplexere und wertschöpfenden Aufgaben zu konzentrieren.

Übersicht der KI-Assistenten

(für Details bitte jeweils die Ausklapper nutzen)

Feedback- und Umfragetools

Hintergrund

Feedback- und Umfragetools sind digitale Lösungen, die speziell dafür entwickelt wurden, um Meinungen, Vorschläge und Feedback von Mitarbeitenden in Unternehmen effizient zu sammeln und auszuwerten. Sie dienen als wichtige Instrumente zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit, zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und zur Förderung einer offenen Feedbackkultur.

Funktionen

Diese Tools ermöglichen die einfache Erstellung und Verteilung von Umfragen und Feedback-Formularen, bieten vielfältige Frageformate und unterstützen anonyme Rückmeldungen, um ehrliche und unverfälschte Meinungen zu gewährleisten. Sie bieten fortschrittliche Analysefunktionen, um Trends und Muster in den Daten zu erkennen, und ermöglichen es den Unternehmen, zeitnah auf das erhaltene Feedback zu reagieren. Außerdem unterstützen sie die kontinuierliche Kommunikation und das Engagement der Mitarbeitenden, indem sie regelmäßig Gelegenheiten zur Rückmeldung bieten.

Übersicht der Feedback- und Umfragetools

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Some useful FAQs