8 Elemente für deine interne Kommunikationsstrategie: kein Schnickschnack, nur handfeste Tipps

Viele Unternehmen haben nicht mal eine klare interne Kommunikationsstrategie, und selbst wenn, dann fehlen oft einige wesentliche Komponenten. Hast du auch manchmal dieses nagende Hochstapler-Syndrom, wenn es um die eigene Strategie geht? In diesem Beitrag fassen wir die wichtigsten Elemente zusammen und helfen dir mit bewährten Tipps & Methoden, die du direkt anwenden kannst.

Hast du als Kommunikationsmanager:in, HR-Experte oder Chief of Staff jemals neidisch auf die Marketingabteilung deines Unternehmens geschaut? 🫠 

Da scheint alles so messbar und klar zu sein, während die interne Kommunikation … nun ja, sich eher anfühlt, wie mit eingeschaltetem Fernlicht durch den Nebel zu fahren. 

Aber hier ist der Haken: Die Welt wird nicht einfacher. Und für Unternehmen ist die interne Kommunikation wichtiger denn je. Ohne eine fundierte Strategie kann schnell alles den Bach runtergehen.

Aber keine Sorge, wir sind da, um zu helfen. 

Eine bessere interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln, ist keine Raketenwissenschaft. 🚀 Lass uns in die wesentlichen Elemente eintauchen und herausfinden, wie du sie meistern kannst.

👉 Hier ist ein schneller Überblick – damit du leicht zu den jeweiligen Abschnitten springen kannst.

1. Kommunikationsziele (und zwar SMARTe)

2. Segmentierung der internen Zielgruppe und Stakeholder-Personas

3. Der richtige Kanalmix

4. Moderne Kommunikationstaktiken

5. Kommunikationsrichtlinien und Messaging Framework

6. Redaktionelle Planung

7. Feedback-Mechanismen

8. Daten und Erfolgsmessung

1. Kommunikationsziele (und zwar SMARTe)

Jedes Unternehmen hat seine Mission, Vision und Ziele. Aber wie verstärkt die interne Kommunikation diese Ziele? Es geht nicht nur darum, Benchmarks zu setzen; es geht darum, eine Story zu erzählen, die dein Team motiviert. 🤌

Um deine Kommunikationsziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen abzustimmen, kannst du beispielsweise das OKR-Framework (Objectives und Key Results) anwenden.

Diese Methode dient nicht nur dem Festlegen von Zielen; sie verleiht deinen Kommunikationsbemühungen Zweck und Klarheit.

Wie du deine Kommunikationsziele und SMART-Ziele erstellst:

1. Objectives definieren: Beginne mit den globalen Zielen, die von der Führungsebene vorgegeben werden, und übersetze sie für dein Team in handlungsorientierte Ziele.

2. Key Results ableiten: Trommel dein Team zusammen und entwickelt gemeinsam (messbare!) Ergebnisse, wie jedes Objectives erreicht werden kann.

2. Segmentierung der internen Zielgruppe und Stakeholder-Personas

Deine interne Zielgruppe zu kennen, ist genauso entscheidend wie das Verständnis deines Marktes. Es gibt unterschiedliche Persönlichkeiten in deinem Unternehmen, die jeweils einzigartige Kommunikationsbedürfnisse haben. Deshalb ist es essenziell, detaillierte Personas für verschiedene Gruppen zu erstellen.

Dieser Prozess geht über einfache demografische Daten hinaus; er beinhaltet das Verständnis ihrer spezifischen Rollen, Vorlieben und Herausforderungen innerhalb der Organisation. 👥

Wie du deine interne Zielgruppe segmentierst und Personas erstellst:

1. Segmentierung: Identifiziere Gruppen in deinem Unternehmen anhand gemeinsamer Merkmale wie Abteilung, Standort oder anderer relevanter Faktoren. Strebe nach 2 bis 5 deutlich unterschiedlichen Segmenten für eine handhabbare und effektive Kommunikation.

2. Persona-Entwicklung: Erstelle detaillierte Personas für jedes Segment, einschließlich Demografie, Berufsrollen und persönlichen Vorlieben. Personas wie “Techniker Tom“ oder „Fabrikarbeiterin Fiona“ sind nicht nur fiktive Charaktere; sie sind Werkzeuge, um dein Publikum zu visualisieren und Inhalte effektiv anzupassen. Führe direkte Gespräche mit Vertretern jeder Gruppe, um ihre einzigartigen Kommunikationsprobleme zu entdecken. Dies ist der Eckpfeiler einer Strategie, die tief und effektiv mit deinem internen Publikum resoniert.

3. Der richtige Kanalmix

Der Kanalmix ist die Schlagader deiner internen Kommunikationsstrategie. 💬

Nachdem du die Personas deiner Zielgruppe definiert hast, besteht der nächste Schritt darin, die effektivsten Kanäle für die Übermittlung deiner Nachrichten auszuwählen. Dies beinhaltet eine Mischung aus digitalen und traditionellen Plattformen, zugeschnitten darauf, dein Publikum dort zu erreichen, wo es am aktivsten und empfänglichsten ist.

Wie du deinen Kommunikationskanalmix erstellst:

1. Bewerte, was vorhanden ist: Überprüfe die in deinem Unternehmen verfügbaren Kommunikationskanäle. Der Schlüssel ist, die Stärken und Grenzen jedes Kanals zu verstehen und wie sie mit den Vorlieben und Gewohnheiten deines Publikums übereinstimmen.

2. Kanal-Zielgruppen-Matrix: Ordne jede Persona den Kanälen zu, die am besten zu ihrem Kommunikationsstil und ihren Vorlieben passen. Verwende beispielsweise digitale Newsletter oder moderne Intranet-Plattformen (wie Staffbase, Flip oder Haiilo) für umfassende Updates für diejenigen, die detaillierte Informationen bevorzugen, während du Instant-Messaging-Tools für Personas einsetzt, die schnelle, unterwegs abrufbare Updates bevorzugen.

4. Moderne Kommunikationstaktiken

Taktiken in der internen Kommunikation zielen darauf ab, Inhalte zu schaffen, jeden Mitarbeitenden wirklich die Unternehmensziele fühlen lassen. ✍️

Es geht nicht nur darum, Informationen zu liefern; es geht darum, sicherzustellen, dass deine Botschaften relevant, ansprechend und auf die einzigartigen Bedürfnisse und Vorlieben deines Publikums zugeschnitten sind.

Wie du deine Kommunikationstaktiken festlegst:

1. Geh journalistisch heran: Nutze die klassischen W-Fragen — Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie —, um deine Inhalte zu gestalten. Identifiziere deine Zielgruppe, die Botschaft, die du übermitteln möchtest, den richtigen Zeitpunkt für die Lieferung, die beste Plattform zur Verbreitung, die Bedeutung deines Inhalts und wie er sich in die Unternehmens-Storyline einfügt.

2. Taktiken an Zielgruppensegmente anpassen: Erkenne, dass verschiedene Zielgruppensegmente unterschiedliche Kommunikationsmethoden benötigen könnten. Die Taktiken, die du wählst, sollten mit deinen spezifischen Zielgruppensegmenten resonieren. Das bedeutet, deinen Ansatz entsprechend den Vorlieben und Verhaltensweisen jeder Gruppe zu individualisieren.

5. Kommunikationsrichtlinien und Messaging Framework

Die Erstellung effektiver Kommunikationsrichtlinien und eines Messaging Frameworks ist entscheidend, um sicherzustellen, dass deine Botschaften nicht nur das richtige Publikum erreichen, sondern auch klar verstanden und konsistent über alle Kanäle hinweg sind. 📢

Hier geht es insbesondere darum, wie dein Unternehmen intern kommuniziert, dies mit der externen “Brand-Voice” abzustimmen und es auf verschiedene Mitarbeitergruppen zuzuschneiden.

Wie du Kommunikationsrichtlinien und ein Messaging Framework schreibst:

1. Klare Kommunikationsrichtlinien festlegen: Definiere Schlüsselelemente wie Tonalität und visuelle Sprache. Diese Richtlinien sollten die Gesamtmarkenidentität widerspiegeln und an die spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben verschiedener Mitarbeitergruppen anpassbar sein.

2. Einheitliches Messaging Framework entwickeln: Beginne mit der Erstellung eines umfassenden Frameworks, das an jede Persona anpassbar ist. Es sollte die Tonalität, die Häufigkeit und den Stil deiner Nachrichten enthalten und sicherstellen, dass sie konsistent mit den Richtlinien, aber dennoch für verschiedene Zielgruppensegmente personalisiert sind.

3. Interne und externe Kommunikation abstimmen: Konsistenz in interner und externer Kommunikation stärkt die Markenidentität und baut Vertrauen und Glaubwürdigkeit unter den Mitarbeitern auf.

6. Die Redaktionelle Planung

Sobald die grundlegenden Elemente deiner internen Kommunikationsstrategie vorhanden sind, ist es an der Zeit, deine Kreativität innerhalb eines redaktionellen Plans zu entfalten. Dieser Plan ist das Herzstück deiner Strategie und soll deine Mitarbeitenden konsequent einbinden und informieren. 🌈

Wie du einen redaktionellen Inhaltsplan erstellst:

1. Mit Zielgruppensegmentierung abstimmen: Reflektiere die Erkenntnisse aus deiner Zielgruppensegmentierung. Passe deine Inhalte in Themen und Formaten an die spezifischen Interessen und Bedürfnisse jeder in früheren Abschnitten identifizierten Persona an.

2. Ausgewählte Kommunikationskanäle nutzen: Nutze die Kommunikationskanäle, die als am effektivsten für jede Persona identifiziert wurden. Verwende beispielsweise Podcasts für Segmente, die tiefgreifende Diskussionen bevorzugen, und Infografiken für diejenigen, die visuelle, schnell verständliche Informationen schätzen.

3. Dem Messaging Framework folgen: Stelle sicher, dass deine Inhalte mit dem etablierten Messaging Framework übereinstimmen. Dies umfasst die Beibehaltung eines konsistenten Tons, Stils und einer Frequenz, die mit deiner Unternehmensmarke und den Vorlieben des Publikums übereinstimmt.

4. Strategisch planen: Entwickle einen Content-Kalender, der die Veröffentlichung verschiedener Formate strategisch plant. Das passiert anhand der aus der Zielgruppenanalyse hervorgehenden Richtlinien zu Veröffentlichungszeitraum und -häufigkeit.

7. Feedback-Mechanismen

Effektive Feedback-Mechanismen sind das Rückgrat einer dynamischen internen Kommunikationsstrategie. Sie macht aus einseitigen Nachrichten einen zweiseitigen Dialog. Dieser ist entscheidend, um die Stimmungen der Mitarbeitenden zu verstehen und eine Kultur des offenen Dialogs zu fördern. 💬

Wie man Feedback-Mechanismen nutzt:

1. Relevante Feedback-Kanäle erstellen: Passe deine Feedback-Mechanismen an die Kommunikationsgewohnheiten deiner Zielgruppensegmente an. Wenn dein Team in sozialen Medien aktiv ist, berücksichtige interne soziale Funktionen. Für diejenigen, die an Online-Bewertungen gewöhnt sind, richte Plattformen ein, auf denen sie interne Kommunikationen oder Initiativen bewerten und rezensieren können.

2. Feedback in die Strategie integrieren: Stelle sicher, dass das gesammelte Feedback nicht nur gesammelt, sondern aktiv genutzt wird, um deine Kommunikationsstrategie zu informieren und anzupassen. Zeige deinen Mitarbeitenden, wie ihr Input zu greifbaren Veränderungen oder Verbesserungen führt.

8. Daten und Erfolgsmessung

Im Bereich der internen Kommunikation sind Daten und Erfolgsmessung entscheidend, um die Wirksamkeit deiner Strategie zu bewerten und deren Einfluss zu demonstrieren.

Durch die Nutzung von Daten kannst du informierte Entscheidungen treffen und deine Vorgehen kontinuierlich verfeinern, um sicherzustellen, dass deine Kommunikationsbemühungen mit den Zielen deiner Organisation übereinstimmen. 🎯

Wie man ein wirklich nützliches Analytics-Set aufbaut:

1. KPIs mit Zielen abstimmen: Lege Key Performance Indicators (KPIs) fest, die die Ziele deines Unternehmens widerspiegeln.

2. Simpel stricken: Stelle sicher, dass die KPIs klar und verständlich sind.

3. Fokus auf handlungsrelevante Daten: Verwende Metriken, die Einblicke für Entscheidungen bieten.

4. Regelmäßige Überprüfung: Überwache und bewerte deine KPIs konsequent, um Trends zu identifizieren und Strategien anzupassen.

Fazit & Empfehlungen

Dieser Leitfaden bietet eine solide Grundlage, um deine täglichen Kommunikationsbemühungen zu steuern. Er berücksichtigt viele wiederkehrende Fragen und stellt sicher, dass du nicht jedes Mal um Antworten ringen musst, wenn eine neue interne Initiative auf deinem Schreibtisch landet.

Pragmatismus ist jedoch von größter Bedeutung bei der Erstellung deiner Strategie ⚠️

Halte deine Ziele kurz und messbar, ohne an Klarheit zu verlieren. Gib deinem Team gerade genug Anleitung, um die Strategie eigenständig umzusetzen, ohne dass ständige Aufsicht nötig ist.

Ein natürlicher nächster Schritt wäre die Erstellung detaillierter Blueprints, die aus dieser übergreifenden Strategie abgeleitet sind. Diese Blueprints könnten sich in spezifische Bereiche wie Führungskommunikation oder Change Management vertiefen.

Aber wie man so schön sagt: Das ist eine Geschichte für einen anderen Tag. 🚀

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Einige nützliche FAQs